PDF-Tags in Word festlegen

Die Barrierefreiheit sollte bereits zu Beginn der Dokumentherstellung und nicht erst nach der PDF-Herstellung beachtetet werden. Um die Ausgabequalität eines aus Word exportierten PDF-Dokuments zu verbessern, ist es wichtig die verfügbaren Werkzeuge in Word korrekt zu verwenden. Damit erreicht man, dass eine elementare Tagstruktur erzeugt und der Nachbearbeitungsaufwand im PDF reduziert wird.

Folgende semantische Strukturinformationen können in Word automatisch in das PDF übertragen werden:

Damit diese Strukturinformationen übernommen werden, folgen am Schluss noch Informationen zu den Exporteinstellung.

Überschriften

Eines der wichtigsten Strukturelemente sind hierarchische Überschriften, siehe auch „Strukturieren mithilfe von hierarchischen Überschriften“. Solches Strukturieren kann durch die bewusste Verwendung von Absatzformaten in Word erreicht werden. Die korrekte Verwendung führt dazu, dass Überschriften automatisch mit dem passenden Tag in das PDF exportiert werden.

Word bietet bereits einen umfangreichen Formatvorlagenkatalog, einschliesslich „Überschrift 1“ bis „Überschrift 9“. Derzeit sind in PDF nur <H1> bis <H6> als nummerierte Überschriften-Tags verfügbar. Daher werden die Absatzformate „Überschrift 7“ bis „Überschrift 9“ mit dem allgemeinen Absatz-Tag (<P>) getaggt.

Wenn du möchtest, kannst du auch deine eigenen Absatzformate verwenden und ihnen die entsprechende Gliederungsebene vergeben. Somit werden auch eigene Formatvorlagen als hierarchische Überschriften getaggt. Werfen wir einen Blick auf diese Option.

  1. Öffne den Bereich Formatvorlagen. Windows-Benutzer müssen auf ein kleines Symbol unten rechts in der Liste der Schnellformatvorlagen klicken.
  2. Fahre mit der Maus über die Formatvorlage, die du ändern möchtest und klicke auf das erscheinende Dropdown-Menü.
  3. Klicke auf “Formatvorlage ändern”.
  4. Im Dropdown-Menü unten links kannst du zu den Absatzeinstellungen wechseln.
  5. Die zweite Option unter „Allgemein“ ist die „Gliederungsstufe“. Diese wird verwendet, um das PDF-Tag für die Überschrift zu generieren:
    • Textkörper = <P>
    • Ebene 1 = <H1>
    • Ebene 2 = <H2>
    • Ebene 3 = <H3>
    • usw.

Absatzformateinstellungen mit markierter Option Gliederungsebene. Bildschirmfoto von Word.

Listen

Listen sind ein weiteres wichtiges Strukturierungsmittel. Damit werden mehrere Dinge ungeordnet oder in einer definierten Reihenfolge aufgelistet. Damit Listen aus Word auch automatisch als Listen getaggt werden, müssen die dafür vorgesehenen Listenwerkzeuge verwendet werden.

Mit folgenden Schaltflächen kannst du das tun:

Listen Werkzeuge in Word.

  1. Die erste Schaltfläche erstellt eine ungeordnete Liste mit Aufzählungszeichen,
  2. die zweite eine nummerierte Liste und
  3. die dritte gibt dir die Möglichkeit eine Liste mit mehreren Ebenen zu verwenden.

Unter dem dritten Button zur Erstellung einer Liste mit mehreren Ebenen versteckt sich die Möglichkeit eine eigene Listenformatvorlage zu definieren. Klicke dazu auf den letzten Eintrag mit der Bezeichnung „Neuen Listentyp definieren“ oder „Neue Listenfomatvorlage definieren“. Damit können das Aufzählungszeichen / die Nummerierung und dessen Einzüge definiert werden. Zudem können die einzelnen Ebenen mit einem Absatzformat verknüpft werden.

Die automatisch generierten Listen-Tags sind:

  • <L> = Container des ganzen Listenblocks
    • <LI> = Container eines Listeneintrags
      • <LBody> = Inhalt eines Listeineintrags

PDF sieht eigentlich noch den Tag <Lbl> für das Aufzählungszeichen / die Nummerierungsziffer vor. Dies wird mit Word bisher nicht verwendet und es wird ebenfalls in <LBody> integriert. Die automatische Ausgabe ist daher nicht korrekt aber brauchbar. Die Verwendung von <Lbl> ist gemäss Standard nicht obligatorisch.

Tabellen

Wenn Daten sowie horizontal wie auch vertikal angeordnet sind, gehören sie in eine Tabelle. Eine Tabelle soll nicht nur visuell sondern auch maschinell als solche erkennbar sein. Sie muss daher mit dem dafür vorgesehene Tabellenwerkzeug und nicht mithilfe von Leerzeichen und Tabulatoren erstellt werden.

Um eine Tabelle hinzuzufügen, kann im Menüpunkt „Einfügen“ auf „Tabelle“ geklickt werden. Das erscheinende Raster kann verwendet werden, um auszuwählen wie viele Spalten und Zeilen die Tabelle haben soll.

Wo in Word eine Tabelle hinzugefügt werden kann. Screenshot.

Wenn sich der Cursor irgendwo in der Tabelle befindet, werden zwei zusätzliche Registerkarten in der Menüleiste angezeigt. In diesen kann eine Tabelle näher konfiguriert werden.

Eine Tabelle enthält immer Zellen die als Überschriften gelten und anderen Zellen übergeordnet sind. Das korrekte Werkzeug um solche Überschriftenzellen in Word hinzufügen sind die Tabellenformatoptionen. Dort befinden sich die Optionen

  • Überschrift
  • Erste Spalte
  • Ergebniszeile
  • Letzte Spalte

Tabellenformatoptionen in Word. Markiert sind die Optionen Überschrift, Erste Spalte, Ergebnisspalte und letzte Spalte.

Leider haben diese Optionen bis und mit der Version 2016 nur Einfluss auf die visuelle Formatierungen, jedoch nicht auf die PDF-Ausgabe. In der 365-Version werden die Überschriftenzellen dann automatisch korrekt getaggt. Diesen <TH> Tags fehlt jedoch das Scope Attribut, welches angibt ob es eine Überschriftszelle für die Spalte oder Zeile ist.

In früheren Word-Versionen gibt es eine Möglichkeit um die erste Zeile automatisch mit <TH> Tags auszeichnen zu lassen. Dafür muss

  1. der Cursor in eine Zelle der ersten Zeile gesetzt werden;
  2. die Tabelleneigenschaften geöffnet werden (z.B. via Rechtsklick);
  3. in das Register „Zeile“ gewechselt werden;
  4. und die Option „Gleiche Kopfzeile auf jeder Zeile wiederholen“ aktiviert werden.

Auch bei diesem Lösungsweg fehlt das Scope Attribut im erzeugten PDF.

Layout-Raster

Eine Tabelle sollte nicht als Layout-Raster missbraucht werden. Falls mehrere Spalten benötigt werden, steht im Menüeintrag „Layout“ die Option „Spalten“ zur Verfügung. Mithilfe eines Spaltenumbruchs („Layout“ → „Umbrüche“ → „Spalte“) kann in die nächste Spalte gewechselt werden. Durch einen Abschnittswechsel („Layout“ → „Umbrüche“ → „Fortlaufend“) kann ein anderes Spaltenlayout angewendet werden.

Fuss-/Endnoten

Im Menüregister „Verweise“, respektive „Referenzen“, befinden sich die Befehle für das Hinzufügen von Fuss- und Endnoten. Der Befehl für das Hinzufügen einer Fussnote sorgt dafür, dass Fussnote und die Fussnotenziffer immer dynamisch auf der gleichen Seiten sind.

Wie in Word eine Fussnote oder Endnote hinzufügen. Screenshot.

Die Verwendung der korrekten Befehle sorgen jedoch auch da
für, dass die Fuss-/Endnoten innerhalb eines <Note> getaggt werden. Leider lässt die Ausgabe aus Word aber noch sehr zu Wünschen übrig. Bisher werden alle Fuss-/Endnoten einer Seite innerhalb von einem <Note> getaggt anstatt jede für sich. Zudem wird der <Note> Tag nach dem Absatz, indem das erste Fussnotenzeichen erscheint, aufgeführt. Dies kann dazu führen, dass eine Fussnote vor der dazugehörigen Fussnotenziffer platziert wird. Obwohl PDF 1.7 nicht genau vorgibt wo eine Fussnote platziert werden soll, entspricht dies nicht einer verständlichen und logischen Reihenfolge.

Weiter wird auch die Fussnotenziffer nicht automatisch innerhalb eines <Reference> Tags ausgezeichnet.

Weitere Auszeichnungen

Weitere semantische Tags, wie sie in „Übersicht der PDF-Tags aufgeführt sind, können aktuell nicht automatisch aus Word erzeugt werden.

Exporteinstellung

Damit die gewünschte Tagstruktur beim PDF-Export erstellt wird, müssen die Exporteinstellunge beachtet werden.

Word für Windows

  1. Wähle „Datei“ → „Exportieren“ → „PDF/XPS-Dokument“ erstellen
  2. Klicke auf „Optionen“
  3. Aktiviere die Option „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ falls diese nicht bereits aktiviert ist

Word für Mac

  1. Wähle „Datei“ → „Speichern unter“
  2. Wähle im Dropdown „Dateiformat“ die Option „PDF“
  3. Aktiviere die Option „Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit“